Personalkosten berechnen: Vorgehen, Formeln und Relevanz für die Forschungszulage

Was sind Personalkosten?

Personalkosten sind alle Kosten, die deinem Unternehmen durch den Einsatz von Mitarbeitenden entstehen. Von Gehalt über Sozialabgaben bis hin zu freiwilligen Zusatzleistungen.

Sie zählen zu den größten Kostenblöcken in Unternehmen und sind entscheidend für die Personalplanung, Kalkulation und Förderfähigkeit, z.B. bei der Forschungszulage. Wichtig: Nicht nur das Bruttogehalt zählt, sondern auch viele versteckte Aufwendungen.

Typische Personalkosten sind etwa:

• Bruttogehälter und Löhne
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Beiträge zur Unfallversicherung
• Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit
• Sonderzahlungen (z.B. Boni, Weihnachtsgeld)
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kosten für Weiterbildungen
• Sonstige Personalnebenkosten (z.B. Recruiting, Arbeitskleidung)

Welche Kennzahlen gibt es für die Personalkosten?

Die zentralen Kennzahlen zu Personalkosten umfassen Kostenarten (z.B. Löhne, Sozialabgaben), Effizienzkennzahlen (z.B. Personalkostenquote, Produktivität) und dynamische KPIs (z. B. Fehlzeiten-, Überstunden- und Fluktuationskosten). Sie zeigen, wie hoch die Kosten sind, wie sie sich zusammensetzen und wie effizient das Personal eingesetzt wird.

Kostenarten

Die Kostenarten zeigen, wie sich Personalkosten in Unternehmen zusammensetzen. Nur wer einen lückenlosen Katalog an Kostenstellen vorliegen hat, kann seine Personalkosten korrekt berechnen.

• Personalkosten pro Mitarbeiter: Zeigt, wie viel dein Unternehmen durchschnittlich pro Kopf ausgibt. Das hilft dir, interne Kostenvergleiche zu ziehen und dich mit anderen Firmen zu benchmarken.
• Lohnnebenkosten-Anteil: Erfasst alle zusätzlichen Kosten zur eigentlichen Vergütung, wie Sozialabgaben und Versicherungen. Das ist wichtig, um die volle Kostensicht zu behalten.
• Personalkostenstruktur: Wie viel deiner Personalkosten sind fix (z.B. Gehälter) und wie viel variabel (z.B. Boni)? Diese Kennzahl macht deine Planung verlässlicher.

Effizienzkennzahlen

Diese Kennzahlen spiegeln wider, wie wirtschaftlich die Mitarbeitenden deines Unternehmens arbeiten. Häufig werden diese Werte im Verhältnis zum Umsatz oder Gewinn betrachtet.

• Personalkostenquote (Personalaufwandsquote): Setzt Personalkosten ins Verhältnis zum Umsatz oder zur Gesamtleistung. So erkennst du, wie personalintensiv dein Geschäftsmodell ist und hilft herauszufinden, welchen Mehrwert neue Mitarbeitende schaffen können.
• Mitarbeiterproduktivität: Wie viel Output schafft ein Mitarbeitender oder eine Mitarbeiterin? Diese Kennzahl zeigt dir, wie effizient dein Team wirtschaftet und ob dein Personaleinsatz aufgeht. Sie hilft außerdem, die Produktivität und Kosten pro individuellem Mitarbeitenden zu messen.

Dynamische KPIs

Dynamische Indikatoren helfen dir dabei, Trends, außerordentliche Ereignisse und Veränderungen frühzeitig zu erkennen. So kannst du zeitnah eingreifen, sollen die Kosten für dein Personal zu sehr ansteigen oder die Effizienz drastisch sinken.

• Überstundenkosten: Steigende Überstunden können auf personelle Engpässe oder schlechte Planung hindeuten. Aufgrund von Überstundenzuschlägen kann das auch schnell teuer werden. Ein zeitnahes Erkennen hilft beim Gegensteuern.
• Fehlzeitenquote: Gibt an, wie viel Arbeitszeit durch Krankheit oder andere Ausfälle verloren geht. Eine hohe Quote kann auf eine zu hohe Belastung deiner Mitarbeitenden oder schlechte Führung hinweisen.
• Fluktuationskosten: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, kostet das Zeit, Geld und Know-how. Diese Kennzahl macht sichtbar, wie viel dich ein Personalwechsel tatsächlich kostet und ermöglicht dir somit eine zuverlässige Personalkostenplanung

Wie berechnet man die Personalkosten?

Die Personalkosten berechnen sich, indem man Bruttoentgelt, Arbeitgeber‑Sozialabgaben und sonstige Kosten addiert. So erhält man die Gesamtkosten je Mitarbeiter oder Mitarbeiterin.

Die folgenden Schritte helfen dir, deine Personalkosten korrekt zu berechnen:

• Bruttoentgelt herausfinden: Ermittle alle Bruttogehälter und Löhne inklusive Boni, Zuschläge, Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld, sodass du alle regelmäßigen Zahlungen an Mitarbeitende erhältst.
• Personalnebenkosten berechnen: Addiere Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (ca. 21 bis 28 Prozent), Umlagen (U1 bis U3) und Berufsgenossenschaft, um das Arbeitgeberbrutto zu erhalten.
• Sonstige Personalkosten berücksichtigen: Berücksichtige Ausgaben für Weiterbildung, Arbeitsplatzausstattung, Recruiting oder Fluktuation. Nur so kann deine Kalkulation wirklich vollständig sein.

Mit diesen Werten kannst du im abschließenden Schritt die Gesamtpersonalkosten berechnen. Das gelingt dir mit der folgenden Formel:

Personalkosten = Bruttoentgelt + Arbeitgeber‑Sozialabgaben + sonstige Personalkosten

Gut zu wissen: Für eine erste Einschätzung und grobe Kalkulation, kannst du auch eine bewährte Faustformel nutzen und das Bruttogehalt mit dem Faktor 1,7 multiplizieren.

Beispielrechnung

Angenommen, du stellst eine Buchhalterin mit einem Bruttogehalt von 40.000 Euro pro Jahr ein. Dazu kommen rund 8.400 Euro für Sozialabgaben (ca. 21 Prozent) und etwa 2.600 Euro für Recruiting, IT-Ausstattung und Weiterbildungen. Insgesamt liegst du damit bei rund 51.000 Euro Personalkosten jährlich.

Rechnet man mit der oben erwähnten Faustregel, erhält man in diesem Fall etwa 68.000 Euro. Das liegt zwar deutlich über den tatsächlichen Personalkosten, aber hilft, einen schnellen Einblick in die Gesamtpersonalkosten zu erhalten und mit der Planung auf der sicheren Seite zu sein.

Welche Rolle spielen Personalkosten für die Forschungszulage?

Personalkosten spielen eine zentrale Rolle bei der Forschungszulage, da sie den größten Teil der förderfähigen Ausgaben darstellen. Sie können mit 25 Prozent bzw. 35 Prozent (für KMU) gefördert werden, sofern sie durch Stundenzettel oder andere Zeitnachweise sauber dokumentiert und direkt dem F&E-Projekt zugeordnet werden können.

Gefördert werden alle Personalkosten, die direkt einem anerkannten Forschungs- oder Entwicklungsprojekt zugeordnet werden können. Wichtig ist: Die Tätigkeiten müssen nachweislich dem Projekt dienen und dokumentiert sein.

• Förderfähige Personalkosten: Alle Kosten für unternehmensinternes Personal, das direkt am Forschungsprojekt beteiligt ist. Dies beinhaltet Bruttogehälter, Personalnebenkosten und sonstige Personalkosten für Forscher:innen, Techniker:innen, Laborassistent:innen & Co.
• Nicht förderfähige Personalkosten: Kosten, die nur in indirektem Zusammenhang mit dem Projekt stehen, wie etwa Administration, Organisation, Buchhaltung oder Ähnliches.

Coup bietet eine digitale Plattform zur revisionssicheren Zeiterfassung, ideal für die projektbezogene Dokumentation von F&E‑Personalkosten. Mitarbeitende können ihre Zeiten einfach per mobilem Stundenzettel erfassen. So entsteht der Nachweis fast nebenbei.

Zusätzlich erhältst du bei Coup umfassende Beratung durch F&E-Consultants, die:

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Wie kann man Personalkosten sparen?

Wenn man von Einsparungen bei den Personalkosten spricht, denken viele direkt an Entlassungen. Und obwohl einige Unternehmen diese drastische Maßnahme als letzten Ausweg in Anspruch nehmen müssen, gibt es andere Möglichkeiten, die Kosten für Angestellte zu reduzieren.

Die folgenden Einsparmaßnahmen können dir helfen, deine Personalkosten langfristig und nachhaltig zu senken:

• Sonderleistungen gezielt anpassen
• Überstunden abbauen oder kompensieren
• Flexible Arbeitszeitmodelle einführen
• Outsourcing prüfen
• Kurzarbeit gezielt einsetzen

Sonderleistungen gezielt anpassen

Kürze freiwillige Leistungen wie Weihnachtsgeld, Jobtickets, Essenszuschüsse oder Kinderbetreuungsbeiträge. Tu dies aber nicht im stillen Kämmerlein hinter dem Rücken deines Teams, sondern kommuniziere diese Maßnahmen ganz transparent und lege die Gründe dafür dar.

So reduzierst du Kosten, ohne das Betriebsklima stark zu belasten. Ein verantwortungsbewusster Umgang mit Benefits erhält dabei das Employer Branding und die Motivation.

Überstunden abbauen oder kompensieren

Viele Betriebe sparen schnell, wenn angesammelte Überstunden flexibel in Freizeit ausgeglichen werden. Das reduziert den Rückstellungsaufwand und vermeidet hohe Vergütungskosten

Hierfür muss es aber klare Vereinbarungen im Vertrag oder in der Betriebsvereinbarung geben. Auch hier solltest du den offenen Dialog mit deiner Belegschaft suchen, um diese nicht zu übergehen.

Flexible Arbeitszeitmodelle einführen

Gleitzeit oder variable Stundenmodelle ermöglichen eine bedarfsgerechte Personalplanung. Aushilfen oder studentische Hilfskräfte können Spitzen abfedern. Das hilft, feste Personalkosten zu reduzieren und auf Arbeitslasten flexibel zu reagieren.

An dieser Stelle solltest du nicht nur auf direkte Kosten achten, sondern auch an die positiven Effekte auf die Produktivität denken: Flexible Arbeitszeitmodelle passen sich besser an das Privatleben deiner Mitarbeitenden an und können dadurch ihre Motivation auf der Arbeit deutlich erhöhen. 

Outsourcing prüfen

Lagere zeitlich begrenzte oder spezialisierte Aufgaben an externe Dienstleister:innen aus. Das kann langfristig günstiger sein als eine Vollzeitstelle, insbesondere bei Projektspitzen. Achte hier aber immer auf die Einhaltung von Datenschutz und Qualitätsstandards.

Wenn du besonders simple und zeitaufwändige Aufgaben outsourcst, haben deine Angestellten mehr Kapazitäten, sich um wichtigen Aufgaben zu widmen. Das erhöht wiederum die Mitarbeiterproduktivität.

Kurzarbeit gezielt einsetzen

In Phasen geringer Auslastung ermöglicht Kurzarbeit das Reduzieren von Arbeitsstunden, während ein Teil der Lohnkosten durch die Bundesagentur für Arbeit übernommen wird. Voraussetzung hierfür ist jedoch die Zustimmung durch den Betriebsrat und Mitarbeitende.

Häufige Fragen zur Berechnung von Personalkosten

Was kostet ein Arbeitnehmer den Arbeitgeber wirklich?

Ein Arbeitnehmer kostet deutlich mehr als nur das Bruttogehalt. Zusätzlich zum Lohn kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen, Berufsgenossenschaftsbeiträge und ggf. freiwillige Leistungen hinzu. Je nach Branche und Zusatzkosten liegen die tatsächlichen Personalkosten oft beim 1,2- bis 1,8-Fachen des Bruttogehalts.

Wie viel Prozent sollten Personalkosten sein?

Der Anteil der Personalkosten am Umsatz variiert je nach Branche stark. In Dienstleistungsbranchen sind 50 bis 70 Prozent üblich, in der Industrie oder im Handel deutlich weniger (etwa 20 bis 40 Prozent). Als grobe Faustregel gilt: Personalkosten sollten nicht mehr als 30 bis 40 Prozent des Umsatzes ausmachen, vorausgesetzt, es handelt sich nicht um ein personalintensives Geschäftsmodell wie Agenturen oder Beratungen.

Was kostet ein Mitarbeiter mit 3.000 Euro brutto?

Eine Mitarbeiterin mit 3.000 Euro Bruttogehalt im Monat kostet dich real rund 5.100 Euro. Die Rechnung: 3.000 Euro x 12 Monate = 36.000 Euro Jahresbrutto. Hinzu kommen rund 30 bis 40 Prozent für Sozialabgaben, Umlagen, BG-Beiträge und sonstige Kosten.