Die Forschungszulage und ihre fachgerechte Dokumentation – So gehst du vor

Was muss für die Forschungszulage dokumentiert werden?

​Um die Forschungszulage erfolgreich zu beantragen, ist eine präzise und vollständige Dokumentation unerlässlich. Dabei sind insbesondere drei Bereiche entscheidend: die Erfassung der Personalkosten, die Nachweise über externe F&E-Dienstleistungen und die projektbezogene Entwicklungsdokumentation.

Personalkosten

Die Personalkosten stellen einen zentralen Bestandteil der förderfähigen Aufwendungen dar. Um diese korrekt zu dokumentieren, solltest du folgende Punkte beachten:​

• Arbeitszeitnachweise: Führe Stundenzettel oder Zeiterfassungssysteme, die den zeitlichen Einsatz jedes Mitarbeiters im jeweiligen F&E-Vorhaben belegen. ​Es reicht aus, die aufgewendeten Stunden auf Tagesbasis zu erfassen.
• Tätigkeitsbeschreibungen: Erstelle kurze Beschreibungen der FuE-Aufgaben, die die Mitarbeiter im Rahmen des Projekts übernommen haben.​
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen: Bewahre die Abrechnungen auf, um die lohnsteuerpflichtigen Löhne und Gehälter nachweisen zu können.​ Finanzämter fragen zum Nachweis meist nach dem Lohnjournal.

Diese Dokumente sind essenziell, um die förderfähigen Personalkosten gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen.

Externe F&E-Dienstleistungen

Wenn du externe Dienstleister für Forschungs- und Entwicklungsaufgaben einsetzt, sind auch diese Kosten förderfähig. Die Dokumentation sollte folgende Unterlagen umfassen:​

• Verträge: Halte die vertraglichen Vereinbarungen mit den externen Dienstleistern fest, aus denen der Leistungsumfang und die Projektbezüge hervorgehen.​
• Rechnungen: Sammle alle Rechnungen, die die erbrachten Leistungen und die entsprechenden Kosten detailliert aufschlüsseln.​
• Leistungsnachweise: Dokumentiere die tatsächlich erbrachten Leistungen durch Berichte oder andere geeignete Nachweise.​

Beachte, dass die Förderquote für externe Kosten seit dem 28. März 2024 bei 24,5 % liegt.

Projektbezogene Entwicklungen

Eine umfassende projektbezogene Dokumentation ist entscheidend, um den Forschungs- und Entwicklungscharakter deines Vorhabens zu belegen. Folgende Dokumente sollten erstellt und aufbewahrt werden:​

• Projektpläne: Erstelle detaillierte Pläne, die Ziele, Zeitrahmen und Meilensteine des Projekts beschreiben.​
• Technische Berichte: Fertige Berichte an, die den Fortschritt und die technischen Aspekte des Projekts dokumentieren.​
• Protokolle: Halte regelmäßige Besprechungen und Entscheidungen in Protokollen fest, um den Entwicklungsverlauf nachvollziehbar zu machen.​
• Zwischenergebnisse: Dokumentiere alle relevanten Ergebnisse und Erkenntnisse, die während des Projekts gewonnen werden.​

Diese Unterlagen sind nicht nur für die interne Projektsteuerung hilfreich, sondern auch für die Nachweispflicht gegenüber der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) und dem Finanzamt.

In welcher Form sollte die Dokumentation stattfinden?

Die Dokumentation für die Forschungszulage muss nachvollziehbar und vollständig erfolgen. Dies umfasst detaillierte, unveränderbare Stundenzettel und ergänzend kurze Tätigkeitsbeschreibungen. Ein Gantt-Diagramm hilft, die Planmäßigkeit des Projekts zu visualisieren. Im Folgenden lernst du mehr zur Dokumentationsform.

Wie dokumentiere ich Zeitaufwände?

Bei der Erfassung von Arbeitszeiten sollten für jeden Mitarbeiter, der am Forschungs- und Entwicklungsprojekt beteiligt ist, eigene Stundenzettel geführt werden. Diese sollten Angaben zu folgende Aspekten enthalten:

• Wirtschaftsjahr
• Projektbezeichnung
• Vorhabens-ID
• Täglich geleisteten Stunden

Ergänzend ist es hilfreich, kurze Beschreibungen der ausgeführten Tätigkeiten hinzuzufügen, um die Förderfähigkeit der Arbeitszeiten zu belegen.​

Um die Unveränderlichkeit der Daten sicherzustellen, empfiehlt es sich, zertifizierte Zeiterfassungssysteme zu verwenden oder die Stundenzettel am Jahresende auszudrucken und zu unterschreiben.

Zudem muss die Dokumentation den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Das bedeutet, sie muss nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein.

Gantt-Diagramm zur Beschreibung der Planmäßigkeit

Ein Gantt-Diagramm ist ein effektives Werkzeug, das den zeitlichen Ablauf des Projekts, die einzelnen Arbeitspakete und deren Abhängigkeiten visualisiert. Bei der Erstellung des Gantt-Diagramms sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:

• Gliederung des Projekts in einzelne Arbeitspakete mit klaren Zeiträumen
• Definition wichtiger Meilensteine zur Messung des Projektfortschritts
• Zuordnung von Ressourcen zu den Arbeitspaketen
• Regelmäßige Aktualisierung des Diagramms

Ein gut strukturiertes Gantt-Diagramm unterstützt nicht nur die interne Projektsteuerung, sondern dient auch als Nachweis für die systematische Planung gegenüber der BSFZ und dem Finanzamt.

Warum müssen Zeitaufwände für die Forschungszulage festgehalten werden?

​Zeitaufwände müssen dokumentiert werden, um gegenüber dem Finanzamt nachzuweisen, dass die angegebenen Personalkosten tatsächlich im Rahmen förderfähiger Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten angefallen sind. Ohne diesen Nachweis kann die Forschungszulage nicht gewährt werden.

Eine präzise Zeiterfassung belegt, dass die geleisteten Arbeitsstunden unmittelbar dem Forschungsprojekt zugeordnet werden können und nicht etwa Routineaufgaben oder anderen Tätigkeiten entstammen.

Zudem schützt dich eine lückenlose Dokumentation vor möglichen Rückfragen oder Prüfungen durch das Finanzamt – auch Jahre später. So sicherst du dir nicht nur die Fördermittel, sondern auch langfristige Rechtssicherheit.​

Mit welchen Tipps kann man die Dokumentation effektiver gestalten?

​Eine durchdachte Dokumentation spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern reduziert auch das Risiko von Rückfragen durch das Finanzamt. Mit den folgenden Tipps kannst du die Dokumentationspflichten rund um die Forschungszulage effizient und rechtssicher erfüllen:

• Frühzeitige Entscheidung für eine Dokumentationsform
• Aufklärung und Schulung der Mitarbeitenden
• Zeitnahe Erfassung der Arbeitszeiten und Tätigkeiten
• Langfristige Aufbewahrung über mindestens vier Jahre

Frühzeitige Entscheidung für eine Dokumentationsform

Entscheide dich zu Beginn deines Forschungsprojekts für eine geeignete Dokumentationsform, etwa:

• Digitale Zeiterfassungssysteme
• Excel-Tabellen
• Muster-Stundenzettel des Bundesfinanzministeriums

Welche Form du nutzt, hängt von den Gegebenheiten in deinem Unternehmen ab. Wir von Coup würden dir allerdings zu einer digitalen Erfassung raten, da solche Systeme genau auf die Zeiterfassung bei förderfähigen F&E-Projekten abgestimmt sind und so Fehler reduziert werden können.

Wichtig ist, dass die gewählte Methode den GoBD-Anforderungen entspricht, also nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet ist. 

Eine frühzeitige Entscheidung ermöglicht es dir, die Dokumentation nahtlos in deine Arbeitsprozesse zu integrieren und von Anfang an konsistent zu arbeiten. Dies erleichtert nicht nur die spätere Prüfung durch das Finanzamt, sondern spart auch Zeit und Ressourcen.​

Aufklärung der Mitarbeitenden

Informiere alle Mitarbeitenden, die am Forschungsprojekt beteiligt sind, über die Bedeutung und Anforderungen der Dokumentation. Klare Anweisungen zur Erfassung von Arbeitszeiten und Tätigkeiten helfen, Missverständnisse zu vermeiden und die Qualität der Dokumentation zu sichern.

Schulungen oder Informationsveranstaltungen können dabei unterstützen, das Bewusstsein für die Relevanz einer korrekten Dokumentation zu schärfen. Wenn alle Beteiligten verstehen, warum und wie die Dokumentation erfolgt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie sorgfältig und gewissenhaft durchgeführt wird.​

Zeitnahe Erfassung

Erfasse Arbeitszeiten und Tätigkeiten möglichst zeitnah, idealerweise täglich oder wöchentlich. Eine zeitnahe Dokumentation reduziert das Risiko von Fehlern oder Lücken und sorgt für eine höhere Genauigkeit der Aufzeichnungen.

Zudem erleichtert sie die Nachvollziehbarkeit der geleisteten Arbeiten und ermöglicht eine bessere Kontrolle über den Projektfortschritt. Regelmäßige Erfassungsintervalle sollten festgelegt und von allen Beteiligten eingehalten werden. Dies trägt dazu bei, die Dokumentation effizient und zuverlässig zu gestalten.​

Langfristige Aufbewahrung

Bewahre alle relevanten Dokumente und Nachweise entsprechend der steuerrechtlichen Festsetzungsfrist über einen Zeitraum von mindestens vier Jahren nach Ablauf des Jahres, in dem die förderfähigen Aufwendungen entstanden sind, auf. Dies umfasst:

• Stundenzettel
• Tätigkeitsbeschreibungen
• Verträge mit externen Dienstleistern
• Weitere projektbezogene Unterlagen

Eine sorgfältige und geordnete Aufbewahrung ermöglicht es dir, bei späteren Prüfungen durch das Finanzamt oder die Bescheinigungsstelle Forschungszulage BSFZ schnell und unkompliziert die erforderlichen Nachweise zu erbringen. So stellst du sicher, dass deine Förderansprüche auch langfristig abgesichert sind.​

Wie hilft Coup bei der fachgerechten Dokumentation für die Forschungszulage?

Coup unterstützt dich umfassend bei der fachgerechten Dokumentation für die Forschungszulage, indem es eine Kombination aus intelligenter Software und persönlicher Beratung bietet. Bereits bei der Antragstellung für die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) hilft dir Coup mit einem strukturierten Projektplan in Form eines Gantt-Charts, der die zeitliche Planung und Meilensteine deines Vorhabens übersichtlich darstellt.

Für die laufende Dokumentation stellt Coup eine revisionssichere Zeiterfassung bereit, die einfach auszufüllen ist und eine Delegierungsfunktion bietet – so können Teammitglieder ihre Arbeitszeiten selbstständig erfassen, während du den Überblick behältst. Zudem unterstützt die Plattform dich mit strukturierten Vorlagen für Stundenzettel und automatisiertem Auslesen von Rechnungen, um sicherzustellen, dass alle Beträge korrekt erfasst und den entsprechenden Projekten zugeordnet werden.

Diese umfassenden Funktionen gewährleisten, dass deine Unterlagen vollständig und korrekt sind, was die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Förderung erhöht.