Förderfähige Kosten im Rahmen der Forschungszulage

Was bedeutet „Förderfähige Kosten”?

Als förderfähige Kosten im Rahmen der Forschungszulage gelten grundsätzlich alle Ausgaben, die direkt einem anerkannten Forschungs- und Entwicklungsprojekt zugeordnet werden können. Damit eine Förderung möglich ist, müssen die Kosten dem R&D-Projekt direkt zurechenbar, nachweisbar und angemessen sein.

Nicht alle Ausgaben rund um Innovation und Entwicklung qualifizieren sich automatisch, weshalb es wichtig ist zu wissen, welche Kostenkategorien die Forschungszulage konkret abdeckt und welche ausgeschlossen sind.

Welche Kosten sind förderfähig?

Das Forschungszulagengesetz (FZulG) legt genau fest, welche Ausgaben du im Rahmen deines R&D-Projekts geltend machen kannst. Die Kosten müssen eindeutig dem R&D-Projekt zugeordnet, nachvollziehbar und angemessen sein. Grundsätzlich unterscheidet das Gesetz fünf Kostenkategorien.

Personalkosten

Förderfähig sind lohnsteuerpflichtige Löhne und Gehälter inklusive Arbeitgeberanteilen zur Zukunftssicherung sowie Sonderzahlungen und Boni.

Der Fördersatz richtet sich nach der Unternehmensgröße: Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) erhalten eine Förderung von 35 Prozent der Personalkosten, für größere Unternehmen liegt der Fördersatz bei 25 Prozent.

Voraussetzung ist, dass die Mitarbeitenden nachweislich an einem anerkannten F&E-Vorhaben mitgewirkt haben.

Eigenleistung

Auch wenn du als Einzelunternehmer:in oder Gesellschafter:in selbst an einem Forschungsprojekt arbeitest, kannst du deine Arbeitszeit steuerlich geltend machen. Einzelunternehmer:innen profitieren von einem Fördersatz von 100 Euro pro nachgewiesener Arbeitsstunde (Stand 2026).

Die geleisteten Stunden müssen für die Forschungszulage eine lückenlose Dokumentation aufweisen und dem Forschungsprojekt klar zuzuordnen sein.

Auftragsforschung

Beauftragst du externe Dienstleister oder Forschungseinrichtungen mit R&D-Tätigkeiten, kannst du auch diese Kosten anteilig fördern lassen. Kosten für externe Forschungsprojekte sind zu 70 Prozent förderfähig, inklusive in Rechnung gestellter Materialkosten.

Der Fördersatz für externe Dienstleisterkosten beträgt 17,5 Prozent für reguläre Unternehmen und 24,5 Prozent für KMU.

Sachkosten und Wirtschaftsgüter

Seit 2024 kannst du auch Investitionen in Forschungsausstattung steuerlich berücksichtigen. Zusätzlich zu den Personalkosten sind die Abschreibungen auf abnutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter (z. B. Laborgeräte oder Test-Server) des Anlagevermögens förderfähig, sofern sie direkt und nachweislich im R&D-Projekt genutzt werden.

Gemein- und Betriebskostenpauschale

Um den Dokumentationsaufwand massiv zu reduzieren, gewährt das FZulG seit der jüngsten Reform eine Gemeinkostenpauschale von 20 Prozent. Diese wird einfach auf deine förderfähigen Personalkosten (und Eigenleistungen) aufgeschlagen. Damit sind projektbezogene Overhead-Kosten wie Miete, Energie, IT oder allgemeine Verwaltung pauschal abgegolten – du musst also keine Einzelnachweise für diese Kleinstpositionen mehr führen.

Sind förderfähige Kosten brutto oder netto?

Förderfähige Kosten im Rahmen der Forschungszulage werden grundsätzlich auf Bruttobasis berechnet. Zu den förderfähigen Aufwendungen gehört der Bruttoarbeitslohn für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, soweit diese in einem begünstigten R&D-Vorhaben beschäftigt sind.

Das bedeutet: Du setzt den Bruttolohn inklusive Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung an, nicht den Nettolohn. Bei der Auftragsforschung gilt das vereinbarte Bruttoentgelt als Berechnungsgrundlage, von dem anschließend 70 Prozent als förderfähig anerkannt werden.

Was sind nicht förderfähige Kosten?

Nicht alle Ausgaben rund um dein R&D-Projekt werden im Rahmen der Forschungszulage anerkannt. Das FZulG definiert die förderfähigen Kostenarten abschließend. Was nicht explizit eingeschlossen ist, fällt automatisch heraus. Die folgenden Kostenkategorien sind grundsätzlich nicht förderfähig:

• Reisekosten: Fahrtkosten, Übernachtungen und Reisespesen deiner Mitarbeitenden gehören nicht zur Bemessungsgrundlage, auch wenn die Reise unmittelbar dem Forschungsprojekt dient.
• Routinetätigkeiten und Standardentwicklungen: Arbeiten ohne technische Unsicherheit oder Erkenntnisgewinn, wie laufende Wartung, Qualitätssicherung oder iterative Fehlerbehebungen, gelten nicht als förderfähige R&D-Tätigkeit.
• Marketingkosten: Ausgaben für Marktforschung, Werbung oder die Vermarktung deiner Forschungsergebnisse sind vom Gesetz ausgeschlossen und fließen nicht in die Berechnung ein.
• Beratungs- und Verwaltungskosten: Honorare für Steuerberatungen, Rechtsanwält:innen oder allgemeine Managementleistungen lassen sich nicht direkt anrechnen. Lediglich über die Gemeinkostenpauschale können solche Overhead-Kosten pauschal berücksichtigt werden.
• Nicht EU-ansässige Auftragnehmende: Auftragsforschung ist nur förderfähig, wenn der Auftragnehmer seinen Sitz innerhalb der EU oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (z. B. Island, Liechtenstein, Norwegen) hat. R&D-Aufträge an Partner außerhalb dieses Raums (z. B. USA, Schweiz oder UK) können nicht geltend gemacht werden – es sei denn, die Leistung wird nachweislich innerhalb des EWR erbracht.
• Bereits anderweitig geförderte Kosten: Förderfähige Aufwendungen dürfen nicht in die Bemessungsgrundlage einbezogen werden, wenn für diese bereits andere Förderungen beantragt oder bewilligt worden sind. Eine Doppelförderung derselben Kosten ist ausgeschlossen.

Wie kann Coup bei der Dokumentation von förderfähigen Kosten helfen?

Mit Coups KI-basierter Plattform erfasst du deine förderfähigen Kosten im Handumdrehen und vermeidest dabei den typischen Excel-Chaos. Die Software ermöglicht eine zentrale Zeiterfassung, lässt sich mit Tools wie Personio oder DATEV verbinden und extrahiert Kostendaten automatisch aus Rechnungen.

Am Ende erstellt Coup einen jährlichen R&D-Report, der dem Finanzamt exakt die geforderten Nachweise liefert, klar und prüfungssicher.